運賃も暗記できない秘書

　徹底的に間接費を削減するのはこの規模の企業であれば当然のことだと思う。だからいわゆる営業事務を行う秘書の数も少ないのだが、少ない＝優秀、ということではもちろんない。なんとなく、勝手にそうイメージしていることが多いと思うが・・・。

　この会社は経費精算処理がとびきり遅い。びっくりするぐらい遅い。申請してから承認まで早くて2〜3週間、そこから支払いまでにさらに2週間前後かかる。組織はやたらとシンプルにしたがるくせに、承認フローだけは3段重ねになってるのだ。直属の上司が承認すれば、あとは経理部門が証票を確認すればいいんじゃないの？と思うがもっと問題なことがある。

　それは、秘書の能力が著しく低いということだ！！

　僕の所属している部門は、上司が直接承認しているからか上司承認は非常に早い。遅いのは経理の承認だけだが、他の営業部門の秘書はもう最悪に処理が遅いらしい。なぜかと言うと、特に交通費清算で、区間の料金を暗記していなからだ。
　今まで勤めた会社の秘書は、主だった区間の交通費をすべて暗記していた。だから、上司代理の承認も非常に早い。よく使われるルートの交通費なども自然と暗記してくるから、どんどん早くなる。
　ところがこの会社の秘書ときたら、区間交通費がぜんぜん暗記しないで、毎回「ジョルダン」なんかで調べるらしい。おまけに乗り継ぎもなにも知らずにここへはバスでいけるだろうとかツールが導いたルートをあげてクレームつけるらしいのだ。そんなことしてるから2ヶ月前3ヶ月前のものがなかなか精算されない。

　あんな事務能力の低い秘書は要らない。秘書に必要なのは事務能力だ。さっさとルート交通費を暗記してくれたまえ！もう4年も5年もいるんでしょ？お局なんでしょ？